智能檔案管理系統采用先進的RFID自動識別技術和計算機軟件技術，以RFID電子標簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在RFID芯片中存儲該檔案的基本信息和領用歸還記錄，利用非接觸式的智能館員工作站、智能書架等RFID讀寫設備，與后臺數據庫管理系統相配合，可以實現檔案的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。隨著企事業單位的發展，各種信息檔案資料數量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質信息存儲出現迅速膨脹；而傳統的檔案管理方式與技術手段所導致的問題也是日益明顯，從而致使我國RFID檔案館的信息化管理已經不能滿足實際需要。
RFID檔案館管理功能實現
對借閱和歸還的檔案在RFID工作臺上進行登記，系統對檔案的名稱，借閱者以及對應的存儲位置進行更新；
2、出入自動掃描核驗
通過RFID通道門進行掃描，記錄檔案實際進出情況、時間等，對未登記的檔案進行報警處理；
3、檔案區域定位
系統可實時查看每個檔案在哪個柜子的哪一層的哪一個區域內，并能形成可視化圖形。進行放入和取出時不需要額外的操作，系統自動完成定位和系統更新；
4、檔案自動盤點
可以進行準確的盤點，報表中顯示盤盈及盤虧信息；
5、異常報警
當檔案離開控制區域，而沒有進行借閱登記的時候報警；
RFID檔案館相關硬件產品：
智能檔案柜HZDA，針對流轉量大，或非常重要文件比如：機要文件，重點人事檔案，絕密檔案、設計圖紙、銀行抵押證件，銀行印鑒卡，重要流轉文件，重要標本等行業開發。采用13.56MHz頻率RFID高頻ISO18000-3 M3 EPC Gen2協議電子標簽讀寫器HR3768，以及針對金屬腔體環境開發的HA2621智能文件柜天線，結合智能柜門鎖控制器，精確定位文件到每一個格口，智能檔案柜無需屏蔽信號，柜外無識別區，通過APP在領用歸還時控制高頻讀寫器盤點裝有檔案標簽的文件，顯示借還清單以及庫存清單，并采用人臉識別、刷卡、刷身份證或刷二維碼識別對借還人進行權限管理。
RFID智能貨架，型號：HZHJ，采用高頻射頻識別技術，15693協議讀寫器HR7768以及HA1026天線，主要應用于需要實時識別的物品，比如：流轉中的試劑，樣品，展示樣品，醫療耗材，流轉中的文件，重要檔案，配件、物料箱等管理場合開發。主要實現精確實時識別物品信息，并且定位物品到每一層，智能貨架無需屏蔽信號，貨架外無識別區，結合后臺管理系統，可以實時查看貨架上物品信息，也可以根據客戶要求定制各類統計報表。結合身份識別技術可以確定領用以及物品放置人員信息。
RFID高頻13.56MHz智能檔案柜電子標簽讀寫器HR7748，是一款高性能的ISO/IEC 15693協議協議電子標簽讀寫器，可廣泛用于新零售無人售貨柜，智能書架、智能檔案柜、藥品寄售柜、高值耗材柜、商品定位、試管試劑管理、娛樂行業籌碼管理、流利架、珠寶管理、自助洗衣服務、生產過程控制等RFID系統應用領域。
RFID高頻13.56MHz智能檔案柜電子標簽讀寫器HR7748
RFID高頻圖書館館員工作站HR9206，支持ISO/IEC 15693協議，廣泛應用于圖書管理，檔案管理中，試管試劑管理系統、醫療高值耗材管理、服裝智能收銀系統，餐飲智能收銀系統，娛樂業籌碼管理等多種RFID系統應用領域。
RFID高頻圖書不干膠標簽HT6507是高頻圖書管理專用標簽，采用獨特的標簽天線設計,具有優異的性能，能進行遠距離多標簽的讀取，支持ISO/IEC 15693協議，廣泛用于圖書管理、檔案管理、資產管理、服裝管理、產線管理、設備巡檢等RFID領域。
RFID高頻圖書管理防盜通道HD6680是一款高性能的電子標簽通道設備，支持ISO/IEC15693格式電子標簽的快速防沖突解析，支持EAS和AFI兩種安全檢測功能，支持單通道獨立工作和多通道并列工作，支持RS232/RS485串行通訊接口以及TCP/IP網絡接口，可實現通道設備遠程集中配置和管理，是圖書管理、檔案管理、商品防盜、會議簽到、開放式門禁考勤、物流管理等高頻RFID應用系統的理想選擇。
安卓（超高頻UHF）手持終端MT50A，采用8核2.0GHz高性能處理器，結合安卓Android(不定期升級）系統， 配備3GB RAM + 32GB ROM內存，以及5.5寸IPS高亮屏，選配條碼(一維或二維)，RFID低頻(125KHz)，高頻(13.56MHz)，超高頻(860MHz-960MHz)高性能模塊。6面均可承受1.5米高度跌落到水泥地面的沖擊，IP等級可達IP65。可廣泛應用于物流快遞、設備巡檢、固定資產管理、醫療護理、防偽溯源、智能工具管理、產品質檢、水電抄表、服裝訂貨、移動銷售作業等多種無線射頻識別（RFID）系統。
RFID超高頻（UHF）安卓（Android(不定期升級））手持機MT50A
RFID超高頻防爆手持機MT6基于8核2.0GHz高性能處理器，結合安卓Android(不定期升級）系統， 配備4GB RAM + 64GB ROM大內存，以及6.0寸IPS高亮屏，分辨率可達2160*1080，同時支持高頻和超高頻，超高頻采用IMPINJ R2000高性能芯片深度開發，識別距離可達15米，配備6000mAh+4000mAh鋰電池，超長的續航能力滿足各類高負荷應用場合，防爆等級： Ex ib IIC T4 Gb。可廣泛應用于智能工具管理、設備巡檢、圖書檔案盤點、固定資產管理、防偽溯源、產品質檢、航空票務、水電抄表、畜牧業管理、服訂貨、移動銷售作業等多種無線射頻識別（RFID）系統。
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